Das richtige KI-Tool für das richtige Problem

Effizienz beginnt mit der richtigen Entscheidung

Künstliche Intelligenz kann im Berufsalltag vieles erleichtern – von Notizen bis hin zur Präsentation. Aber genau das wird zur Herausforderung: Der Markt ist voll mit Tools, jede Woche kommt ein neues dazu. Viele Menschen fragen sich deshalb: Was brauche ich eigentlich – und wofür genau?

In der KI-Akademie ist eine der häufigsten Fragen: „Welches Tool ist das richtige für mein Problem?“
Die Antwort lautet: Es kommt darauf an. Denn nicht jedes Tool kann alles – und nicht jedes Problem lässt sich mit demselben System lösen. Entscheidend ist, dass du zuerst dein konkretes Ziel kennst – und dann das passende Werkzeug auswählst.

10 typische Probleme – und die passenden KI-Lösungen

1. Du hast zu viele Meetings – und niemand schreibt mit.
Lösung: Tools wie Otter.ai, Fireflies.ai oder tl;dv übernehmen Mitschrift, Transkription und Zusammenfassung automatisch – inklusive Speaker-Erkennung und Highlight-Funktion.

2. Du musst Audios oder Videos schneiden, transkribieren oder bearbeiten.
Lösung: Descript ermöglicht Text-basiertes Video-Editing. Whisper oder Sonix.ai transkribieren Interviews in Sekunden. Adobe Podcast Enhance verbessert Tonqualität automatisch.

3. Du verlierst dich in E-Mails – und der Posteingang frisst Zeit.
Lösung: Microsoft Copilot und Google Gemini fassen Mails automatisch zusammen. Superhuman priorisiert nach Wichtigkeit. SaneBox filtert Störendes raus.

4. Du hast zu viele Aufgaben und weißt nicht, womit du beginnen sollst.
Lösung: Reclaim.ai, Motion oder RescueTime helfen, Fokuszeiten zu planen und Prioritäten smart zu setzen. Produktivitätsanalysen inklusive.

5. Dein Kalender ist voll – aber nichts bleibt hängen.
Lösung: Notion AI oder ClickUp AI kombinieren smarte Planung mit Erinnerungslogik, automatischer Aufgabenvergabe und Status-Updates.

6. Du brauchst strukturierte Projektplanung – und dein Team verliert den Überblick.
Lösung: Mit Asana AI, Trello AI und Monday.com AI erkennst du Engpässe, priorisierst To-Dos automatisch und steuerst komplexe Aufgaben im Team besser.

7. Du musst eine Präsentation erstellen – hast aber weder Design- noch Textzeit.
Lösung: Tome AI, Gamma und Canva AI bauen Folien samt Text und Layout fast automatisch. ChatGPT hilft dir bei Gliederung und Formulierung.

8. Du brauchst Grafiken oder Bilder – aber keine Zeit für Photoshop.
Lösung: Midjourney, DALL·E, Canva AI oder Adobe Firefly erstellen oder optimieren Bilder sofort. Für schnelle Retuschen: Remove.bg, Cleanup.pictures.

9. Du sollst ein langes Dokument zusammenfassen oder analysieren.
Lösung: ChatGPT oder Claude AI liefern prägnante Zusammenfassungen. Humata AI analysiert PDFs mit interaktiver Fragelogik.

10. Du brauchst eine schnelle und verlässliche Übersetzung – mit Fachsprache.
Lösung: DeepL Translator bietet exakte, kontextbasierte Übersetzungen. Für schnelle Lösungen oder Live-Anwendungen: Google Translate, Speak AI oder Microsoft Translator.

Starte nicht mit dem Tool – sondern mit deinem Problem

Viele steigen mit dem falschen Ansatz ein – sie probieren Tools aus, ohne zu wissen, was sie wirklich brauchen. Unser Tipp: Formuliere zuerst das Problem so konkret wie möglich. Frag dich: Womit verbringe ich unnötig viel Zeit? Wo verliere ich Fokus, Struktur oder Qualität?

Erst danach suchst du das passende Tool – nicht umgekehrt. In der Akademie helfen wir genau dabei: Probleme erkennen, Werkzeuge verstehen – und KI dort einsetzen, wo sie wirklich hilft.